Otros modelos que aplican se usan para la gestión del cambio son los siguientes:
- Modelo ADKAR
- Modelo de las 3 Olas
Modelo ADKAR
Caso de Cambio: “Implementación de la FT para cliente del sector financiero de la ciudad de Bogotá”
Conciencia –Awareness
El cliente financiero de la ciudad de Bogotá, ve la necesidad de garantizar que sus aplicaciones de software de su negocio funcionen correctamente y más aquellas que están de cara a sus clientes. Por lo cual se ven en la necesidad implementar una FT (Fábrica de Testing) en sus procesos del día a día.
Con la implementación de la FT, el cliente sabe que podrá garantizar a sus clientes un servicio mucho más confiable, seguro y con menos índices de falla durante la ejecución de sus aplicativos.
El deseo del cambio se da desde el momento que el cliente aceptó que debe garantizar la calidad de sus aplicaciones. Éste se ve materializado al momento que el cliente decide lanzar una licitación buscando adquirir los servicios de una FT que revise y garantice el correcto funcionamiento de sus aplicativos. Por parte de TCS, el deseo de cambio se da cuando deciden elaborar la propuesta para participar en dicha convocatoria que les ofrece una nueva oportunidad de negocio.
Los objetivos que se buscan con este proceso de cambio son los siguientes:
Para el cliente:
- Garantizar el buen funcionamiento de sus aplicaciones para brindar un servicio seguro, confiable y ágil a sus clientes.
- Reducir el número de errores o fallas que se presentan en producción.
Para TCS:
- Ampliar su portafolio de clientes a los cuales presta servicio.
- Ofrecer a sus empleados la oportunidad de trabajar para otro cliente.
- Brindar oportunidades a sus empleados de poder ejercer roles distintos a través del proyecto con el nuevo cliente.
Partiendo desde la etapa en que se realiza la licitación por parte de la empresa cliente, se identifica que en TCS para dar respuesta a dicha convocatoria, se debe tener los siguientes conocimientos estratégicos:
- Conocimiento para elaboración de propuestas para participar en licitaciones.
- Conocimiento de técnicas de estimación.
- Conocimiento de las reglas de la licitación.
- Conocimiento inicial del modelo de negocio
En TCS no se tiene un procedimiento definido y explícito para el desarrollo de los dos primeros conocimientos estratégicos (conocimientos 1 y 2). Por lo cual, fue necesario recurrir al apoyo y conocimiento de personas expertas (Nivel directivo) para subsanar este vacío que se tiene en la organización.
Con base en lo anterior, es importante entonces que la organización tome acción y busque plasmar el conocimiento tácito de las personas expertas en este tema y hacerlo explícito a través de la elaboración de un procedimiento detallado, cursos de capacitación, promover la creación de un grupo que se especialice en el tema, entre otros.
Para los últimos conocimientos estratégicos (conocimientos 3 y 4), se tiene la información explícita suministrada por la empresa cliente, la cual se encuentra registrada en los pliegos de la licitación.
Por parte del cliente y con base en sus necesidades al solicitar los servicios de una fábrica de testing, el conocimiento estratégico que está buscando tener es el siguiente:
- Conocimiento de metodologías de pruebas de software.
- Conocimiento en herramientas de pruebas de software.
- Conocimiento de adecuación del proceso de pruebas de software al modelo del negocio.
Para dar respuesta los conocimientos estratégicos 1 y 2, el cliente solicita el servicio a la fábrica de testing (en este caso TCS) su apoyo por medio del conocimiento explícito que ya se tiene definido por nuestra empresa. Para comenzar con este proceso se tiene definido un equipo de 10 testers junto con un Líder de proyecto que se trasladan a la empresa del cliente en la ciudad de Bogotá. Estas personas con base en su conocimiento, procedimientos definidos y publicados, ayudarán a subsanar el vacío que tiene el cliente respecto a los conocimientos estratégicos que actualmente necesita.
Respecto al conocimiento estratégico 3, se desarrollará a medida que se vaya realizando el proceso de certificación en el cliente y se vaya conociendo por parte de TCS, más información del cliente:
Modelo del negocio del cliente.
- Frentes que se manejan en la empresa cliente.
- Aplicaciones de software a revisar.
- Stakeholder relevantes de las diferentes áreas.
- Personas que componen el equipo de la certificación.
- Herramientas o software de oficina proporcionado por el cliente
Con base en dicho conocimiento, tanto TCS como la empresa cliente pueden crear a partir del conocimiento tácito que cada uno va formando por sus actividades diarias, un modelo o un procedimiento o proceso detallado de cómo podría ser el modelo de pruebas de software en el cliente y en un momento posterior institucionalizarlo y subsanando así el vacío que se tiene del conocimiento estratégico 3.
Para implementar la fábrica de testing en el cliente financiero, TCS debe realizar junto con el cliente los siguientes procesos:
- Identificar cada uno de los procesos y áreas que se realizan en el cliente (por medio del uso de mapas conceptuales, mapa de procesos).
- Identificar los stakeholders de cada una de las áreas donde va a aplicar la TF. Identificando su cargo y responsabilidades y cuál sería su participación en el proceso de testing. Por ejemplo identificando Analistas de Soluciones, Analistas de Procesos, Usuarios de Operaciones, Desarrolladores, Jefes de Área, Analistas de Infraestructura, Gerentes de las áreas involucradas.
- Definir los entregables que se deben manejar en el proceso de certificación.
- Documentar, recopilar las certificaciones que se realicen. Todo esto con el fin de que se pueda reutilizar el conocimiento adquirido en cada proceso de certificación y a la vez servir de apoyo para futuros pedidos.
- Realizar reuniones con los stakeholder de la empresa cliente y compartir los resultados, procesos, logros, alertas que se han realizado a través de la implementación de la TF. Eso permitirá que dicha actividad se vaya consolidando e interiorizando en los procesos de la organización cliente.
Es muy importante que tanto TCS como la empresa cliente realicen reuniones de seguimiento para controlar y revisar cómo están siendo asimilados los procesos por los empleados. Lo ideal es determinar aspectos como:
Grado de asimilación de los procesos propuestos por la fábrica de testing.
- Asimilación de los roles y responsabilidades definidos en el proceso de testing.
- Compromiso de las personas de las áreas involucradas para la correcta implementación de los procesos de testing.
- Actitud de los stakeholder frente al cambio que se está presentando. Lo que se busca por parte de TCS no es imponer una fábrica de testing en la empresa cliente sino construir juntos un proceso que ayuden a mejorar las necesidades que tiene el cliente en este aspecto.
Refuerzo - Reinforcement
Las actividades que se realizan en el proceso de certificación día tras día deben ser documentadas y aclaradas con los diferentes stakeholder por parte de cliente. La manera de cómo se puede generar cultura de este cambio es crear un Procedimiento Detallado del Proceso de Testing que contenga las fases, actividades, personas, entregables, del proceso que realiza la TF.
Tan pronto se tenga definido dicho proceso, éste deberá ser institucionalizado y aplicado al interior de la organización cliente y ser incluido en los temas de capacitación para funcionarios nuevos y de proveedores de la organización.
Para mantener el cambio que se está implementando es importante que se realice y se defina un proceso de gestión de conocimiento al interior de la empresa del cliente. Por medido de éste se puede garantizar que tanto personas de la organización como del proveedor trabajen en conjunto para recopilar, distribuir e interiorizar información. Algunas alternativas para mantener vigente el conocimiento que se está implementando con este cambio son:
- Realizar reuniones o charlas para abordar temas del proceso de testing.
- Mesas de trabajo donde se puedan definir mejoras o aclarar dudas respecto al proceso que se ha definido.
- Creación de repositorios donde se tenga información específica de los distintos procesos de testing que se están realizando.
Pero lo más importante es que los stakeholders del proyecto tengan la actitud y las ganas de asumir y sacar adelante el cambio que se está dando con la implementación de la fábrica de testing.
MODELO DE LAS 3 OLAS
Primer Ola
Actualmente el cliente con el cual se está implementando el servicio de Testing se le brinda servicios de desarrollo de software a la medida, por lo cual TCS identificó una oportunidad de negocio, para todo lo relacionado con pruebas de software funcional y no funcional para este cliente.
Posteriormente, el cliente realizó una licitación para proveedores de pruebas de desarrollo de software, donde se garantice el correcto funcionamiento de sus aplicaciones de acuerdo a las necesidades del negocio. TCS procede a realizar la propuesta con el fin de ofrecerle el servicio de Testing Funcional y No Funcional a las aplicaciones del core del negocio de dicho cliente, cuando esta licitación es aprobada, se origina todo el proceso de Gestión de Cambio.
Oportunidad de negocio para captar más clientes del sector Financiero, donde TCS ofreció sus servicios de Fábrica de Testing al City Bank.
Debido a que la ubicación del cliente es en Bogotá, se debió crear una fábrica de testingnear-shore en dicha ciudad que permitiera apoyar la fábrica de testingonsite que se encuentra en Medellín.
Una vez la licitación fue aprobada se originó todo el proceso de Gestión de Cambio.
Este cambio va dirigido a:
- Unidad de negocio: Fábrica de Testing.
- Empleados:
- 1 Líder de Proyecto (Test Lead)
- 12 Analistas de Pruebas en Bogotá (Testing Analyst)
- 38 Analistas de Pruebas en Medellín (Testing Analyst)
- 1 Líder de Módulo en Medellín (Test Lead)
- 1 Director de Proyecto en Medellín (Project Lead)
- Proveedores: Fábricas de software, Casas de Desarrollo.
- Cliente: City Bank, sede principal Bogotá
3. Equipo del Cambio
- Realización y establecer planes de gestión del cambio y la revisión continúa del mismo
- Liderar el proceso de cambio que implica el proyecto.
- Realizar seguimiento de acciones que faciliten el cambio, en caso de presentarse obstáculos deberán realizar acciones que conlleven a la eliminación de estos obstáculos.
- La gestión del avance del proyecto.
- Resolución y toma de decisiones en caso de presentarse inconvenientes con los planes de gestión establecidos.
- Revisión, actualización y seguimiento de los objetivos planteados.
- Realización de reuniones en las cuales se traten temas referentes a problemas y avances del proyecto.
- Documentar todos los cambios que se generen a través de la implantación de los servicios de Testing.
- Evaluar los resultados del cambio y proceder a su cierre en caso de éxito
Segunda Ola
1. Inventario de Motivación
Fuerzas Restrictivas:
- El cliente se encuentra en la ciudad de Bogotá, lo cual puede obstaculizar un poco la comunicación con los analistas que estarán en la ciudad de Medellín
- Las culturas de ambas ciudades son diferentes, lo cual puede propiciar inconvenientes en el equipo de trabajo
- No se disponen de las herramientas adecuadas de software para monitorizar y documentar adecuadamente el proceso de cambio
- Falta de compromiso por parte del equipo de trabajo.
- Ofrecer a sus empleados la oportunidad de trabajar para otro cliente.
- Brindar oportunidades a sus empleados de poder ejercer roles distintos a través del proyecto con el nuevo cliente.
- Adquirir conocimiento en nuevas herramientas las cuales permitirán aumentar los skills de cada empleado.
- Ampliar su portafolio de nuevos clientes.
- Generar más conocimiento para sus empleados.
- Generación de utilidades.
Partiendo desde la etapa en que se realiza la licitación por parte de la empresa cliente, se identifica que en TCS para dar respuesta a dicha convocatoria, se debe tener los siguientes conocimientos estratégicos:
- Conocimiento para elaboración de propuestas para participar en licitaciones.
- Conocimiento de técnicas de estimación.
- Conocimiento de las reglas de la licitación.
- Conocimiento inicial del modelo de negocio
Con base en lo anterior, es importante entonces que la organización tome acción y busque plasmar el conocimiento tácito de las personas expertas en este tema y hacerlo explícito a través de la elaboración de un procedimiento detallado, cursos de capacitación, promover la creación de un grupo que se especialice en el tema, entre otros.
Para los últimos conocimientos estratégicos (conocimientos 3 y 4), se tiene la información explícita suministrada por la empresa cliente, la cual se encuentra registrada en los pliegos de la licitación.
Por parte del cliente y con base en sus necesidades al solicitar los servicios de una fábrica de testing, el conocimiento estratégico que está buscando tener es el siguiente:
- Conocimiento de metodologías de pruebas de software.
- Conocimiento en herramientas de pruebas de software.
- Conocimiento de adecuación del proceso de pruebas de software al modelo del negocio
Respecto al conocimiento estratégico 3, se desarrollará a medida que se vaya realizando el proceso de certificación en el cliente y se vaya conociendo por parte de TCS, más información del cliente:
- Modelo del negocio del cliente.
- Frentes que se manejan en la empresa cliente.
- Aplicaciones de software a revisar.
- Stakeholder relevantes de las diferentes áreas.
- Personas que componen el equipo de la certificación.
- Herramientas o software de oficina proporcionado por el cliente
Con base en dicho conocimiento, tanto TCS como la empresa cliente pueden crear a partir del conocimiento tácito que cada uno va formando por sus actividades diarias, un modelo o un procedimiento o proceso detallado de cómo podría ser el modelo de pruebas de software en el cliente y en un momento posterior institucionalizarlo y subsanando así el vacío que se tiene del conocimiento estratégico.
3. Plan de Capacitación:
| Cursos | Proceso de Estimación |
| Diseño de casos de prueba | |
| Planeación de pruebas | |
| Ejecución de pruebas | |
| Reporte de defectos | |
| Informes de avance | |
| Registro de indicadores | |
| Pruebas funcionales | |
| Pruebas no funcionales | |
| Gestión de riesgos | |
| Comunicación con los clientes | |
| Motivación | |
| Metodología de pruebas definida para el cliente | |
| Capacitación aplicaciones del cliente | |
| Conceptos básicos de Bases de datos | |
| Manejo del ciclo de pruebas | |
| Manejo VPN | |
| Herramientas | Captura de imágenes |
| Automatización de pruebas | |
| Para diseño de casos de prueba | |
| Para ejecución de pruebas (manuales o automáticas) | |
| Para registro de defectos | |
| VSS | |
| De uso interno TCS: Ultimatix Knowmax Sharepoint | |
| Certificaciones | ISTQB Nivel 1 |
| ISTQB Nivel 2 | |
| ISTQB Nivel 3 |
- Dinámicas
- Integraciones (Teambuildingactivities)
- Recordatorios
- Planes de incentivos & Compensatorios
Tercera Ola
1. Nuevas prácticas:
Se deberán realizar periódicamente reuniones que involucre a todo el equipo para revisar las lecciones aprendidas de todos los proyectos y estas además deberán ser documentadas.
Se deberá actualizar una base de conocimiento que sirva como apoyo para la implementación de futuros proyectos, esta documentación debe incluir la siguiente información:
- Uso de herramientas
- Mejores prácticas
- Manuales funcionales y no funcionales
- Documentación generada durante todo el proceso de certificación
- Formatos
- Checklist
- Metodologías
2. Inventario de Credibilidad
- Realizar una reunión trimestral en las cuales se revisarán los siguientes aspectos:
- Dificultades que se generen por problemas de la ubicación del cliente.
- Revisar la comunicación entre el equipo de trabajo (cliente y proveedor).
- Evaluar el proceso de asimilación y compromiso de todo el equipo de trabajo frente al cambio.
- Revisar los cambios tecnológicos que se han implementado.
3. Acuerdos, Negociación
- Se deberán registrar los acuerdos pactados entre los stakeholders en actas/contratos.
- Cada vez que se realice alguna modificación en el proceso se deberá actualizar en la documentación y notificar a los involucrados
- Adicionalmente cuando se realicen reuniones se deben realizar actas.
| Acuerdos | Responsable |
| Presentación de propuesta | Consultores GC |
| Sensibilización empleados | Consultores GC - TCS |
| Implementación del proceso | Consultores GC - TCS |
| Documentación del proceso | Consultores GC |
| Revisión del proceso | Consultores GC - TCS |
| Retroalimentación del proceso | Consultores GC - TCS |
| Planes periódicos de refuerzo | Consultores GC - TCS |
| Planes de gestión de riesgo | Consultores GC |
Plan de Sostenibilidad:
- Para garantizar la continuidad del proceso de gestión del cambio se deberá realizar lo siguiente:
- Creación equipo de gestión del cambio al interior de TCS.
- Trabajo conjunto entre los consultores de GC y el equipo de GC de TCS.
- Implementar proceso de GC acompañado de un proceso de gestión del conocimiento (buenas prácticas, lecciones aprendidas, comunidades de práctica, mapas mentales).
- Planes de seguimiento y control.
A continuación adjuntamos las presentaciones realizadas donde explicamos la aplicación del cambio en nuestra empresa:
http://www.filedropper.com/presentacintrabajofinal
Adicionalmente incluimos el plan comunicacional, el cual es un insumo importante para el modelo de las 3 Olas.
http://www.filedropper.com/plancomunicacional
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